Dlaczego obieg dokumentów zawsze trzeba projektować od zera?

Schematy punktem wyjścia

Można oczywiście zaczynać od przeglądu dość przewidywalnych schematów, które mają porządkować elektroniczny obieg dokumentów. To obieg na przykład od działu sprzedaży, przez magazyn do księgowości albo od menedżerów w stronę wyższej kadry zarządzającej i działu kadr i płac. Tego rodzaju podstawowe rozwiązania wymagają jednak każdorazowej adaptacji i nie wszędzie są potrzebne. Detale zależą od tego, jak dokładnie wygląda struktura organizacyjna firmy i za co odpowiedzialne są poszczególne działy.

Z reguły w schematach uwzględnia się też pewne węzły informacyjne - punkty, w których pracownicy uzyskują dostęp do większej liczby dokumentów. Czasem jest to uzasadnione, czasem stwarza tylko niepotrzebne ryzyko - na schematy też trzeba patrzeć krytycznie.

Gotowe oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów ma tę wadę, że można je dostosować wyłącznie do bieżących potrzeb. Dopiero prawidłowe wdrożenie, np. przez https://innotion.pl/workflow, które czasem oznacza też zmianę konfiguracji oprogramowania, pozwala przygotować system do obsługi firmy, która się rozwija. To ważne, ponieważ zmiana koncepcji obiegu dokumentów na żywym organizmie biznesowym oznacza zawsze ryzyko pomyłek i chwilowych problemów z działaniem.

Planując elektroniczny obieg dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem i wdrażając system kontroli w taki sposób, aby uwzględniał on rosnące potrzeby rozwijającej się organizacji, można dynamicznie przejść przez fazę rozwojową, cały czas kontrolując wszystkie aspekty działalności. Tylko oprogramowanie zaprojektowane od podstaw i właściwie skonfigurowane, będzie mogło nadążyć za charakterem i dynamiką zmian.

Nie ma jednego systemu

Poza tym, że schematy nie zawsze się sprawdzają, to trzeba jeszcze zaznaczyć, że samo mówienie o jakimś jednym systemie nie zawsze jest oczywiste. Wiele firm przeprowadza kilka obiegów dokumentów, ponieważ poszczególne procedury rejestrowane są nie tylko w różnych systemach, ale też z różnymi parametrami, co utrudnia pełne zrozumienie zachodzących procesów biznesowych. Nieco przerysowanym przykładem może być utrata wewnętrznych oznaczeń porządkowych na dokumentach sprzedaży, kiedy zostaną one przepisane do systemu magazynowego - można wówczas śledzić stan, ale już niekoniecznie dynamikę zmian stanów magazynowych w powiązaniu z działaniami sprzedażowymi.

Integracja i tworzenie spójnego, jednorodnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla firm o złożonej strukturze to z jednej strony spore wyzwanie, a z drugiej - coś absolutnie niezbędnego, jeśli przedsiębiorca chce uzyskać rzeczywisty obraz kondycji biznesu. A ponieważ wszystkie firmy obecnie korzystają z odmiennego zestawu narzędzi, to ich integracja wymaga zaprojektowania całego systemu od podstaw.