Kto zobowiązany jest do przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu?

Czy inwentaryzacja towarów w magazynie jest niezbędna i na czym polega?

Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, rachunkowość jednostki obejmuje okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Nie ulega więc wątpliwości, że o inwentaryzację muszą zadbać przede wszystkim podmioty zobligowane do stosowania pełnej księgowości.

Podstawowym celem inwentaryzacji jest sprawdzenie zgodności stanu majątku firmy oraz jego wartości z zapisami w rejestrach księgowych. Wszystko po to, aby ustalić sytuację gospodarczą w firmie, rozliczyć pracowników z powierzonego mienia oraz zapobiec nadużyciom w przedsiębiorstwie.

Szczegółowe zasady inwentaryzacji określają art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, które definiują:

• sytuacje, kiedy przeprowadzenie inwentaryzacji w magazynie jest niezbędne;
• okoliczności, które pozwalają na odstąpienie od inwentaryzacji;
• częstotliwość inwentaryzacji.

Warto pamiętać, że wyniki inwentaryzacji powinny być należycie udokumentowane i powiązane z księgami rachunkowymi, a wszelkie różnice i rozbieżności między stanem rzeczywistym majątku a księgami wyjaśnione.

Kto jest zobowiązany do przeprowadzenia inwentaryzacji w magazynie?

Stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków ustawowych w zakresie rachunkowości, w tym inwentaryzację w magazynie, ponosi kierownik jednostki. Nie ma on możliwości przeniesienia tej odpowiedzialności na inne osoby, choćby pozostałe obowiązki zostały przekazane na inne podmioty, np. zewnętrzne biuro rachunkowe. Nawet jeżeli kierownik zleci wykonanie określonych czynności w zakresie inwentaryzacji pracownikom, nie zdejmuje to ciążącej na nim odpowiedzialności za przeprowadzenie spisu z natury. Przejęcie odpowiedzialności za wybrane czynności musi być stwierdzone pismem.

Ustawodawca zwraca uwagę, że w przypadkach, gdzie organ kierowniczy jest wieloosobowy (np. wieloosobowe spółki kapitałowe prawa handlowego), odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Z kolei w spółkach cywilnych oraz spółkach osobowych za kierownika uznaje się wszystkich wspólników odpowiedzialnych za prowadzenie spraw spółki.

Inwentaryzacja a rzetelność ksiąg rachunkowych

Nieprawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja sprawia, że księgi rachunkowe jednostki nie odzwierciedlają jej rzeczywistego stanu majątku lub wartości. Z kolei zaś prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy lub podawanie w nich nierzetelnych danych jest zagrożone karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do 2 lat albo obu tym karom łącznie (art. 77 ustawy o rachunkowości). Aby mieć pewność, że sprawdzenie stanu majątku zostało przeprowadzone bezbłędnie, czynności w tym zakresie warto zlecić profesjonalistom. Kompleksową usługę w zakresie inwentaryzacji oferuje: https://inwentaryzacjepro.pl.