7 sposobów na obniżenie kosztów HR dzięki oprogramowaniu HR

Chociaż generowanie zysków jest dla każdej firmy priorytetem, oszczędzanie zasobów jest równie istotne. Poznaj sprawdzone sposoby na obniżenie kosztów działalności w dziale zarządzania zasobami ludzkimi, które możesz z powodzeniem wdrożyć w swojej firmie.

Plan artykułu:

1. Ile firmę kosztuje zarządzanie zasobami ludzkimi?
2. Jak firma może optymalizować koszty HR?
3. 7 sposobów na obniżenie kosztów HR dzięki oprogramowaniu HR
4. Podsumowanie

Ile firmę kosztuje zarządzanie zasobami ludzkimi?

Odpowiedź na powyższe pytanie może być tylko jedna: to zależy. I rzeczywiście zależy, i to od wielu czynników. Będą to m.in.:

• liczba pracowników;
• rodzaj podejmowanych aktywności HR i poziom złożoności tych działań;
• poziom automatyzacji procesów HR;
• dostępność nowoczesnych technologii i narzędzi (posiadane oprogramowanie, sprzęt itd.

Z mniej oczywistych rzeczy może to być również rodzaj prowadzonej działalności oraz branża, w jakiej działasz. Możesz być małą firmą, ale jeśli zatrudniasz wybitnych specjalistów, którzy pobierają wysokie wynagrodzenie, otrzymują benefity wysokiej wartości - Twoje koszty będą znacznie wyższe, niż koszty firmy tej samej wielkości, która takich specjalistów nie zatrudnia.

Ciekawym czynnikiem może być też lokalizacja. Jeśli jesteś firmą z małej miejscowości i musisz przyciągać do siebie specjalistów z innych miejsc, Twoje koszty HR będą odpowiednio wyższe, bo np. będziesz opłacać koszt relokacji pracowniczych.

Koszty HR w firmie to różne wydatki wiążące się z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Możemy je podzielić na kilka podgrup, najczęściej występujących w organizacjach. Będą to:

• wynagrodzenia pracowników - w tym wypłaty stałe, wypłaty pracowników tymczasowych i podwykonawców, wypłaty dodatków premiowych oraz pozostałych dodatków finansowych (np. bonów finansowych itp.);
• pozostałe koszty zatrudnienia - obowiązkowe składki odprowadzane z tytułu zatrudnienia za pracownika (składki chorobowe, ubezpieczeniowe, emerytalne itd.);
• koszty benefitów pracowniczych - opłaty za dodatkowe ubezpieczenia zdrowotne, ubezpieczenia na życie, ubezpieczenia NNW, firmowe programy emerytalne itp.;
• koszty związane ze zwolnieniami - w tym odprawy, premie itp.;
• koszty rekrutacji i rotacji pracowników - w tym koszty organizacji procesu rekrutacji: wynagrodzenie rekruterów wewnętrznych lub zewnętrznych, jeśli firma decyduje się na outsourcing w tym zakresie;
• koszty szkoleń pracowniczych i kształcenia zawodowego kadry;
• koszty konsultacji i doradztwa zewnętrznego, np. zatrudnienie zewnętrznego specjalisty ds. wybranych szkoleń itp., koszty doradztwa prawnego w zakresie zmian w prawie pracy i innych przepisach związanych z HR;
• koszty administracyjne - w tym prowadzenie i wyposażenie biura, jeśli dział funkcjonuje stacjonarnie oraz zarządzanie dokumentacją papierową, jeśli firma ją posiada;
• koszty technologii HR - w tym koszty sprzętu i oprogramowania, koszty obsługi produktowej i utrzymania systemu, koszt pracy specjalistów wspierających, np. informatyków, developerów oprogramowania itp.

W dużych korporacjach, zwłaszcza tych o zasięgu globalnym, koszty zarządzania zasobami ludzkimi mogą sięgać kilku, a nawet kilkunastu procent całkowitego budżetu operacyjnego firmy. Niektóre źródła szacują, że nawet do 30%!

Małe i średnie firmy, może i ponoszą mniejsze koszty, ale pamiętajmy, że budżety, którymi dysponują są również odpowiednio niższe.

Jak firma może optymalizować koszty HR?

Jest kilka strategii i rozwiązań, które mogą pomóc firmie zoptymalizować koszty HR. Zacznijmy od... podstaw.

Analiza danych

Jako przedsiębiorca wiesz zapewne, że zarządzanie powinno opierać się na danych, a nie na przeczuciach. Zbierz więc i przeanalizuj wszystkie możliwe informacje dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi. W ten sposób zidentyfikujesz obszary, które mogą wymagać poprawy lub usprawnień, co wpłynie na obniżenie kosztów działalności.

Outsourcing

Wiele firm korzysta z zewnętrznych usługodawców specjalizujących się w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Przekazanie odpowiedzialności za niektóre procesy i zadania na zewnątrz firmy może pomóc w obniżeniu kosztów HR.

Zapobieganie absencjom

Oczywiście nie ustrzeżesz się przed chorobami pracowników, ale możesz spróbować zawalczyć o niższy wskaźnik absencji. Sezon grypowy w pełni? Może warto zainwestować w zakup szczepionek dla zespołu? Ozonowanie pomieszczeń biurowych, dezynfekcja powierzchni ogólnodostępnych, dbanie o higienę pracy, np. poprzez odpowiednie wentylowanie pomieszczeń. Inny aspekt zapobiegania absencjom - możliwość rozmowy z psychologiem, jeśli pracownik przechodzi trudny okres w pracy lub mierzy się ze stresującą sytuacją. Inwestycja w zdrowie pracowników może obniżyć koszty związane z koniecznością organizowania zastępstw za chorych pracowników.

Szkolenia pracowników

Kiedy firma inwestuje w szkolenia oraz rozwój zawodowy swoich pracowników, czują się oni docenieni, pracują wydajniej, mają większą motywację. To automatycznie obniża wskaźnik rotacji i pomaga obniżyć koszty HR.

Automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów HR pomaga zwiększyć efektywność działań związanych z szeroko pojętym HR - od procesu rekrutacji, przez onboarding pracowników, rozliczanie czasu pracy, po naliczanie i wypłatę wynagrodzeń. Do automatyzacji warto wykorzystać nowoczesne oprogramowanie HR.

7 sposobów na obniżenie kosztów HR dzięki oprogramowaniu HR

I tak oto dochodzimy do sedna - jak oprogramowanie HR pomaga zmniejszyć koszty firmy? Poznaj 7, z wielu sposobów.

1) Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Oprogramowanie HR umożliwia wygodne zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Ponieważ obowiązek posiadania dokumentacji papierowej został zniesiony, wszystkie teczki pracownicze możesz z łatwością scyfryzować. Gromadź dane w jednej bazie danych, zamiast w dziesiątkach kartonów. Oszczędzaj na koszcie druku, przechowywania i archiwizacji.

2) Samoobsługa pracowników

Twój dział HR ma naprawdę dużo na głowie, a końca kolejki petentów z wnioskami pracowniczymi nie widać? Wykorzystaj popularną funkcję oprogramowania HR, tj. portal HR jako miejsce, gdzie pracownicy mogą samodzielnie:

• przeglądać swoje dane i dokumenty - w tym umowy, rozliczenia czasu pracy, oceny pracownicze itp.;
• składać prośby o udzielenie urlopu;
• zgłaszać pomysły na usprawnienie działań firmy.

3) Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami prawa

Oprogramowanie HR może pomóc w zapewnieniu bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami prawa oraz zminimalizować ryzyko ludzkiego błędu w tym zakresie.

4) Integracja procesów

Jeśli zdecydujesz się wdrożyć w firmie oprogramowanie HR, np. system HRM, możesz zintegrować wiele obszarów HR jednym narzędziu. To zapewni Ci nie tylko integrację danych i uspójnione zarządzanie procesami, ale przede wszystkim zmniejszy koszt obsługi różnych narzędzi HR - zakup licencji, koszt wdrożenia, koszt utrzymania.

5) Automatyzacja procesów rekrutacyjnych

Oprogramowanie HR może być użyte na każdym etapie procesu rekrutacji. Pomoże je usprawnić, zautomatyzować i przyśpieszyć, czego efektem będzie szybsze dokonanie wyboru odpowiedniego kandydata oraz zamknięcie wakatu. Testy kandydatów, kalendarz spotkań, automatyczna wysyłka korespondencji, wykorzystanie różnorodnych szablonów - to wszystko przekłada się na bardziej efektywny proces i oszczędność zasobów firmy.

6) Efektywne zarządzanie czasem pracy i płacami

Dzięki oprogramowaniu możesz skuteczniej ewidencjonować czas pracy każdego członka zespołu i precyzyjnie wyliczać wynagrodzenia. Wszystko odbywa się automatycznie, więc tym samym zmniejszysz ryzyko błędnych rozliczeń i ewentualnych kar finansowych, wynikających z manualnego przetwarzania danych.

7) Raportowanie i analiza danych HR

Jeśli zlecisz specjaliście HR opracowanie raportu dotyczącego wybranego procesu kadrowego, z pewnością go przygotuje. Na pewno włoży wiele wysiłku, aby ten raport był poprawny i szeroko przedstawiał temat. Oprogramowanie HR przygotuje Ci ten sam raport - bezbłędnie i o wiele szybciej. Zamiast więc ponosić koszty nadgodzin i mieć przemęczonych specjalistów, zleć przetwarzanie i analizę danych oprogramowaniu. Specjaliści, których uwolnisz od biurokracji, będą pracować wydajniej.

Podsumowanie

Tak, jak rozwija się technologia, tak wydłuża się lista sposobów, w jakie oprogramowanie HR może obniżać koszty HR. Niech więc automatyzacja i integracja staną się Twoim najskuteczniejszym przepisem na oszczędności, większą efektywność i konkurencyjność firmy.