Jakie dokumenty są niezbędne przy zatrudnianiu nowego pracownika?

Kwestionariusz osobowy i zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Te dwa dokumenty przyszły pracownik powinien wypełnić na etapie rekrutacji. W kwestionariuszu osobowym oprócz imienia (imion), nazwiska i danych kontaktowych mogą znajdować się informacje o wykształceniu, przebiegu zatrudnienia czy kwalifikacjach zawodowych. Jednak przed podpisaniem umowy o pracę przedsiębiorca nie może wymagać podania danych wrażliwych takich jak PESEL, numer konta albo dane dzieci i innych członków rodziny. Dopiero po zatrudnieniu pracownika podaje on dane niezbędne m.in. do zgłoszenia go w ZUS-ie.

Warto poprosić, żeby kandydat na dane stanowisko w swoim CV zawarł klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, ponieważ potencjalny pracodawca staje się ich administratorem. Potem, na etapie zatrudnienia, należy zadbać o informacje, które mówią o celu przetwarzania danych oraz ich odbiorców w razie zatrudnienia na dane stanowisko. Wielu pracodawców umieszcza stosowne formuły w treści umowy o pracę.

W tworzeniu takich wymogów pomoże doświadczona i profesjonalna księgowa Wrocław.

Skierowanie na badania lekarskie

Przed podjęciem pracy pracownik powinien przejść badania lekarskie, w czasie których specjalista medycyny pracy stwierdzi zdolność kandydata do podjęcia zatrudnienia na konkretnym stanowisku. Skierowanie na badania wstępne, a także wystawione orzeczenie lekarskie muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika.

Umowa o pracę i informacja o warunkach zatrudnienia

Umowa o pracę jest jednym z najważniejszych dokumentów dla nowego pracownika, który podpisuje się najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy. To podstawa rozstrzygania wszelkich ewentualnych nieporozumień między pracodawcą a pracobiorcą. Na jej podstawie ustala się m.in. czas zatrudnienia (np. okres próbny albo czas nieokreślony/określony).

Najpóźniej w ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę pracownik powinien otrzymać informację o warunkach zatrudnienia. Znajdują się w niej dane o normie czasu pracy, sposobie jego ewidencjonowania i usprawiedliwiania nieobecności (chyba że w przedsiębiorstwie obowiązuje regulamin), wypłatach wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym czy okresie wypowiedzenia umowy.

Informacja o równym traktowaniu

Prawo wymaga, aby wszyscy pracownicy na danym stanowisku byli traktowaniu równo, bez względu na płeć, wiek, rasę, wyznawaną religię, orientację seksualną, wymiar czasu pracy itd. Jednakowe traktowanie dotyczy np. dostępu do szkoleń czy awansów. Pracodawca przedstawia taką deklarację pracownikowi i przechowuje w aktach osobowych.

Inne dokumenty

Inne dokumenty dla nowego pracownika to:

• oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich - dla pracowników wychowujących przynajmniej jedno dziecko do 14 roku życia,
• wniosek o zgłoszenie do ubezpieczeń członków rodziny - dla pracowników, którzy chcą objąć swoich bliskich do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym. Pracownik może zgłosić m.in. dzieci (swoje, małżonka, przysposobione, obce z ustanowioną opieką) i wnuki, współmałżonka oraz krewnych wstępnych pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym.

Dokumenty płacowe pracownika (np. PIT-2) powinny być przechowywane osobno.

Czy warto powierzyć prowadzenie dokumentacji kadrowej biuru księgowemu?

W firmach zatrudniających kilkudziesięciu, kilkunastu, a nawet zaledwie kilku pracowników prowadzenie dokumentacji personalnej i zarządzanie wynagrodzeniami jest zajęciem czaso- i pracochłonnym. Nie każdy przedsiębiorca może pozwolić sobie na stworzenie wewnętrznego działu HR, a w mniejszych firmach zazwyczaj po prostu to się nie opłaca. Aby zaoszczędzić sobie stresu, warto rozważyć prowadzenie dokumentacji pracowniczej firmie zewnętrznej - najlepiej sprawdzonemu i rzetelnemu biuru księgowemu.

Chcesz wiedzieć więcej czym są kadry i płace Wrocław? Zapoznaj się z ofertą biura księgowego Liber!