Modele pracy zdalnej, które warto znać

Praca zdalna - gdy dom staje się biurem

Obostrzenia związane z pandemią koronawirusa sprawiły, że wiele biur przeszło w tryb pracy zdalnej. Jeszcze do niedawna w taki sposób pracowali głównie freelancerzy, a pracownicy etatowi korzystali z możliwości pracy zdalnej jedynie okazjonalnie. W nowej rzeczywistości zaistniała u pracodawców obawa o spadek wydajności pracowników - okazuje się jednak, że niesłusznie. Ponad połowa z nich twierdzi, że wykonuje swoje obowiązki zawodowe bardziej efektywnie niż w przypadku pracy stacjonarnej w biurze. Praca zdalna to przede wszystkim możliwość zachowania dystansu społecznego i mniejsze ryzyko zarażenia się koronawirusem, ale nie tylko. Pracownicy nie tracą także czasu na dojazd do miejsca pracy, mogą również łączyć obowiązek opieki nad dzieckiem z obowiązkami zawodowymi. Praca zdalna to duża oszczędność zarówno dla pracownika, jak i dla firmy. Aby jednak wdrożyć takie rozwiązanie, nie wystarczy zamknąć biura i odesłać pracowników do domów. Jakie modele pozwalają na optymalizację pracy w systemie home office?

Modele pracy zdalnej - jak wygląda praca poza biurem?

Badania "Efektywność pracy zdalnej" wskazują, że aż 66% pracowników twierdzi, iż nie potrzebuje bezpośredniego nadzoru kierownictwa, by móc efektywnie wykonywać swoje obowiązki zawodowe, a 54% nie zgadza się z tezą, że kontakt zdalny utrudnia prawidłowe wykonywanie zadań. Niestety przełożeni nie są co do tego przekonani, w efekcie czego wiele firm wprowadza obowiązkowe dodatkowe wideokonferencje i spotkania online z pracownikami. W niektórych przypadkach dochodzi wręcz do tego, że pracownicy zmuszeni są do uczestniczenia w tak wielu spotkaniach w czasie pracy, że zaczyna brakować im czasu na wykonywanie swoich podstawowych zadań, a to z kolei przekłada się na spadek wydajności lub pracę po godzinach. Aby zapobiec takiej sytuacji, warto przyjrzeć się liczbie wideokonferencji oraz wdrożyć model pracy zdalnej, w którym wydajność pracowników ocenia się na podstawie zamkniętych przez nich zadań, a nie prezentacji wyników podczas spotkań.

Praca zdalna w godzinach 8 - 16? To możliwe, ale czy rzeczywiście takie rozwiązanie zapewnia największą efektywność? Pracownicy wykonujący swoje obowiązki w trybie zdalnym cenią sobie przede wszystkim elastyczność. Praca zdalna niekoniecznie oznacza wykonywanie zadań we własnym gabinecie czy salonie - równie dobrze może się ona odbywać w pociągu, samolocie, kawiarni czy nawet na plaży. Jeśli pracownik sumiennie wykonuje swoje obowiązki i przestrzega terminów realizacji poszczególnych zadań, a specyfika jego stanowiska nie wymaga pracy w określonych godzinach (tak jak w przypadku na przykład obsługi klienta), najlepszym rozwiązaniem jest model pracy zdalnej skupiony na efektach, a nie na sztywno przestrzeganych ramach czasowych pracy. Komunikacja asynchroniczna zakłada, że pracownik nie musi cały czas pozostawać online i natychmiast reagować na pytania przełożonego - odwrotnie niż w przypadku komunikacji synchronicznej. Nieustanna gotowość do odpowiedzi na pytanie o stan projektu wywołuje dodatkowy stres i powoduje dekoncentrację, co z kolei odbija się na wynikach pracy. Wprowadzenie modelu opartego na komunikacji asynchronicznej daje pracownikom przestrzeń do swobodniejszej pracy i zarazem umożliwia lepszą koncentrację na zadaniach.

A może model hybrydowy?

Jak pokazują badania serwisu Pracuj.pl, 59% pracowników preferuje mieszany model pracy, łączący w sobie zalety pracy zdalnej i biurowej pracy stacjonarnej. W modelu hybrydowym pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki zarówno zdalnie, jak i w biurze. To rozwiązanie, które doskonale sprawdza się szczególnie w branżach, w których spotkania zespołów są czasem niezbędne, a praca "twarzą w twarz" to zdecydowane ułatwienie. Praca zdalna może narażać pracowników na bezsenność oraz większy stres. Wykonywanie zadań wymagających skupienia w warunkach domowych może być czasem niemożliwe, dlatego warto zapewnić pracownikom opcję opuszczenia swojego domowego biura. Wprowadzenie modelu mieszanego pozwala na zmniejszenie powierzchni biurowej i tym samym obniżenie kosztów - pracownicy mogą zjawiać się w biurze zgodnie z grafikiem poszczególnych zespołów lub rezerwować stanowiska pracy i sale konferencyjne na dany dzień.

Biura typu open office powoli zmieniają się w przestrzeń umożliwiającą efektywną pracę w mniejszych grupach. Coraz więcej firm inwestuje także w kabiny akustyczne, które z powodzeniem mogą zastąpić małe sale konferencyjne - dzięki temu w biurze może odbywać się jednocześnie kilka spotkań mniejszych zespołów. Pracownicy nie tracą kontaktu ze swoimi współpracownikami i jednocześnie zyskują dużą elastyczność pracy. Zespół może umówić się w biurze na spotkanie i podzielić zadaniami, które następnie pracownicy wykonają zdalnie lub omówić pracę nad bieżącym projektem.